Evernoteを使い倒す ノートブックとタグを活用して素早くノートを見つけ出す

Evernote_top

さてiPad Air 2が手に入ったとういう事で早速手元の書類・データを整理するかーとなったのですが、こういう時無計画にすすめるとたちまち中身が散乱してかえって情報が分散する危険性がありますよね。
ハードディスクを新しく買って増設した後なんか古いデータを探すために複数のハードディスク内を行ったり来たり……なんて事がよく有ります。

理想的にはクラウド上に全てのデータがあり、iPadでアクセスするだけで完結させるのが良いのでしょうが、そんな環境は現状は難しく(容量とか、速度とか、安全性とか)データは母艦PCにありクラウドやiPadに出し入れしながらっていう使い方が現実的でしょう。

またクラウドとはいえ突然アクセスできなくなるとか何らかのアクシデントに見舞われることもあるので、当然BackupデータもPC内に残して置かなければいざという時危険です。

ということで最初にPCとクラウドやiPadのデータハブということでEvernoteをきちんと整理して効率的なデータ閲覧環境の構築から始めます。

ていうか実際管理人いぬたろうもまずそこから手をつけました。

Evernote

クラウドノートサービスの代名詞的存在ですね。他のサービスと比べると閲覧性が高く・整理が得意な感じです。
また他のWebサービスとのハブになっている事も多いのでクラウドで情報整理する時には外せないですよね。
もちろん管理人いぬたろうも愛用していますよ。(フリープランですけど)

基本的な使い方はググってもらうということで、フリープランでも十分便利ですので使わにゃソンソンですよ。

Evernote_01

ノートブックとタグの違い

まずココを押さえていると後が楽です。
ノートブックもタグも基本ノートを整理するために使うというのは一緒です、ではどう使い分ければいいのかは相違点を頭に入れていると理解しやすいと思います。

●ノートブック

同期ノートブック(クラウド上に保存・Web上や他の端末からもID・パスワード等がわかれば閲覧・編集が可能)とローカルノートブック(自分のHDD内に保存・他の端末からは閲覧できない)の2種類がある。

●タグ

階層化出来る。(厳密に言うと親子関係に出来るわけじゃないのでグループ化ですね。)
一つのノートに複数設定出来る。

この2つの機能の違いを活かしてより速く目的のノートを見つけ出す仕組みを作りたいと思います。

 

ノートブックで分類

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怠け者だけどEvernoteのタグとノートブックの使い分けについて教えるよ | nanapi [ナナピ]

こちらの記事を参考にさせていただきました。

PCをベースとして環境を構築するとして話を進めます。

まずノートブックでどういう種類のデータなのかを大まかに分類します。

 

●TEXT(自分がEvernote内で作成したもの)
●WEBCLIP(Web記事の保存、部分クリップ。Evernote Web クリッパーを使うと便利)
●PDF(ページ数の少ないPDF資料関係とか)
●Photo(スキャニングかカメラで撮影した書類・名刺・はがき とか)

 

仮に管理人いぬたろうが整理するデータとしてはこんな感じの分類でいけるかなと思います。

ちなみに書籍なんかを自炊したPDFデータなんかはEvernote経由だと重いですし、しおりなんかが無いと不便なので他のツールを使います。
Evernoteって長文の文書閲覧にはあまり向いていないように思います。
他にも単なる写真なんかも他のサービスのほうが良いですね。

それをそれぞれオンライン(同期)ノート・ローカルノートの2つ作成します。

クラウドノートなのにローカルを使うんですかって感じですが、結構個人情報が含まれていることもありますし、またフリープランの場合、制限のある月毎の容量を気にせず使えるのでローカルノートは結構便利なんですよ。

ということで結局

 Evernote_02

●TEXT(オンライン)
●TEXT(ローカル)
●WEBCLIP(オンライン)
●WEBCLIP(ローカル)
●PDF(オンライン)
●PDF(ローカル)
●Photo(オンライン)
●Photo(ローカル)

 

の8つのノートブックを作成しデータをそれぞれ分類します。

 

タグで分類

ノートブックで大まかな分類をしたものに更にタグで細かな分類を付け加えていきます。一つの記事に何個つけてもOKです。
タグは分類が必要な数だけどんどん作っていくわけですが、以前他のサイトのかたがやられていた先頭に数字をナンバリングしていくという裏ワザが便利です。(すみません元ネタサイト見失いました)
タグもノートブックも基本的に自由に順番を入れ替えてならべることができないので、この技を使って使いやすい順番にします。

さらにタグを階層化してより細かく分類分けしていきます。

タグをつけるコツなのですが行き当たりばったりでつけるのではなく、あらかじめ分類を他のサービスと共通にしておくと直感的に見つけやすいと思います。

 

ノートの見つけ方

Evernote(PC版)の基本的な画面では
左が選択・管理、右が作成・編集のパートになっています。

Evernote_03

なのでまずノートブックの種類を選択、さらにタグで絞り込むという順番で見つけます。

また分類を変えたい時は右側のパートで後から自由に変更可能です。

iPhone・iPad上では残念ながらノートブックとタグを組み合わせて絞り込む事が出来ないので、タグでチョイスする方法がベターだと思います。

iPad_01

ちなみにスマートフォン・タブレット等の端末では新規にノートを作成しても基本ローカル保存はできないようなのでそちらを頭に入れて分類して下さい。

 

まとめ

●ネット上の第2の脳とかいう代名詞まであるEvernote。手当たり次第データを保管して行けるのが最大のメリットの便利サービスです。
なんですけど必要な時すぐみつからないなら、しまわれたままその存在を忘れられた死蔵データ置き場のような残念な状態になりかねません。

求めるデータに簡単に・素早くアクセスできる環境の構築ができればもっと便利なツールになると思います。

 

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